*Student Portal New Entry 2016*
सन २०१५-१६ या वर्षी पासून सरल मधील student पोर्टल मध्ये विद्यार्थ्यांची माहिती भरण्याची सुविधा उपलब्ध करून देण्यात आलेली होती.राज्यातील बहुतांश विध्यार्थ्यांची माहिती नोंदवली गेली असली तरी काही विध्यार्थ्यांची माहिती नोंदवण्याचे राहून गेले होते.तसेच चालू शैक्षणिक वर्षातील म्हणजेच सन २०१६-१७ ला शालेय प्रवाहात आलेले नविन विध्यार्थी आणि मागील वर्षामध्ये माहिती भरावयाचे राहून गेलेले विध्यार्थी यांची माहिती भरण्यासाठी नव्याने सुविधा उपलब्ध करून देण्यात येत आहे.तरी खालील माहितीप्रमाणे सर्वांनी ज्या मुलांची माहिती अद्याप student पोर्टल मध्ये नोंदवलेली नाही अशा सर्व मुलांची माहिती नोंदवावी.
टीप : सध्या शासनाच्या आदेशानुसार इयत्ता १ ली च्याच मुलांचे नवीन entry म्हणून माहिती भरावयाची आहे.इतर इयत्तांचे विद्यार्थी जे मागील वर्षी सरल मध्ये नोंदले गेले नव्हते असे विद्यार्थी नोंद्वण्याची सुविधा सध्या उपलब्ध करून देण्यात आलेली नाही आहे.ती सुविधा यथावकाश देण्यात येईल याची नोंद घ्यावी.
१) सर्वप्रथम सर्वांनी हे लक्षात घ्यावे की नविन विध्यार्थी नोंदणी ही offline पद्धतीने भरावयाची आहे.यासाठी मुख्याध्यापक login करावयाचे आहे.यासाठीwww.student.maharashtra.gov.in या website वर मुख्याध्यापक login करावयाचे आहे.त्यानंतर EXCEL या बटनावर क्लिक करून Download personal या बटनावर क्लिक करावे.
१) Download personal या बटनावर क्लिक केल्यानंतर स्क्रीन दिसून येईल.
त्यामध्ये ज्या वर्गाच्या मुलांची माहिती भरावयाची आहे तो वर्ग dropdown box मधून select करून घ्यावा.
यानंतर ११ वी आणि १२ वी वर्गासाठी stream म्हणजेच शाखा (उदा. कला,वाणिज्य,विज्ञान) ज्या शाखा आपल्या शाळेला लागू असेल ती शाखा निवडून घ्यावी आणिDownload File या बटनावर क्लिक करावे.
१) Download File या बटनावर क्लिक केल्यावर आपणास स्क्रीन दिसून येईल.
स्क्रीन वर आपण निवडलेल्या वर्गाची एकexcel file आणि एक Readme file ही download करण्यासाठी उपलब्ध झालेली दिसून येईल.
Readme file : ही word या प्रकारात open अथवा download करण्यासाठी उपलब्ध झालेली
असेल.या मध्ये आपणास नविन विद्यार्थी add करण्यासाठी महत्वाची माहिती देऊन या फॉर्म मध्ये कशा प्रकारे काम करावे याची थोडक्यात माहिती देण्यात आलेली आहे.
Excel file : ही file आपण select केलेल्या वर्गाची विद्यार्थी माहिती भरण्यासाठी excel या प्रकारात उपलब्ध करून देण्यात आलेली असेल.या file ला खालील प्रकारे open ऐवजी save file या बटनावर क्लिक करून शेवटी असलेल्या ok या बटनावर क्लिक करावे.
१) ok या बटनावर क्लिक केल्यावर सदर excel file ही आपल्या computer मध्ये download होईल.अशा प्रकारे ज्या ज्या वर्गाची माहिती आपणास भरावयाची आहे अशा सर्व वर्गाची excel file download करून घ्यावयाची आहे याची नोंद घ्यावी.
सदर file ही computer मध्ये excel या प्रकारात save झालेली आपणास पहायला मिळेल.ही file save होताना MINI आणि त्यानंतर शाळेचा udise नंबर अशा नावाने save होते हे लक्षात घ्यावे.या ठिकाणी हे लक्षात घ्यावे की सदर file नाव हे कोणत्याही
१) परिस्थितीत शेवटपर्यंत बदलावयाचे नाही आहे.नाव बदलून माहिती भरण्याचा प्रयत्न केल्यास फिले system द्वारे REJECT केली जाईल.
२) सदर excel file ही excel मधून open करावयाची आहे.
३) सदर file ही excel च्या 'Microsoft Office (Excel)' version च्या 2003, 2007, 2010 व 2013 प्रकारात open होईल याची नोंद घ्यावी.
४) जर excel sheet हे Microsoft Office 2003 मध्ये open करत असाल तर खालील step चा वापर करा.
1) Navigate to 'Tools' tab > 'Macro' > 'Security'.
2) Click on 'Security' option. A Security window will open.
It will show you all the security levels that you can select for your macros.
3) Select 'Low' Option - This setting allows all macros to run.
५) जर excel sheet हे Microsoft Office 2007 मध्ये open करत असाल तर खालील step चा वापर करा.
1) With an excel file opened click on the 'Office' button.
2) Click on 'Excel Options' (present at the bottom).
3) Select the 'Trust Center' > 'Trust Center Settings'.
4) Click on the 'Macro Settings'. Choose the security level for running macros.
5) Enable all macros (not recommended, potentially dangerous code can run)
OR
1) When you open an excel file in security warning pop-up for enable macro, click > Option
2) Select Enable Content and press OK
६) जर excel sheet हे Microsoft Office 2010आणि 2013 मध्ये open करत असाल तर खालील step चा वापर करा.
2010 and 2013
1) Open a Microsoft Excel file, and navigate to 'File' > 'Options' > 'Trust Center'.
Click 'Trust Center Settings'
2) Select the 'Macro Settings' option.
3) Choose the security setting that you want to be applicable on macro execution.
4) Enable all macros (not recommended, potentially dangerous code can run)
OR
1) When you opening an excel file their is one security warning pop-up for enabable macro,
click > Enable Content
2) Then select Eanble Content and press OK
After opening the excel file you will get 'Visual Form' for student data entry.
Form will have button as 'Insert','Update' and 'Delete'
आता आपण Microsoft Office 2007 मध्ये काम करून सर्व माहिती सविस्तर समजून घेऊ.सर्वप्रथम download केलेल्या file ला open कसे करायचे ते पाहू.
अशा प्रकारे file open स्क्रीन दिसून येईल.
अशा प्रकारची स्क्रीन आपणास दिसून येईल.या स्क्रीन च्या वरच्या बाजूला “Security Warning : Macros have been disabled ” अशा वार्निंगचा मेसेज दिसून येईल.त्या समोर असलेल्या option या बटनावर क्लिक करावे.त्यानंतर आपणास स्क्रीन दिसून येईल.
स्क्रीन वर आपणास security Alert-macro असे page दिसून येईल.या page वर enable the content या बटनाला select करून घेऊन ok या बटनावर क्लिक करा.
१) enable the content या बटनाला select करून घेऊन ok या बटनावर क्लिक केल्यावर आपणास खालील प्रकारे स्क्रीन दिसून येईल.
स्क्रीन मध्ये असलेल्या तीनही tab बाबत खालील माहिती वाचा.
Insert : या tab मधून आपणास नविन विध्यार्थी system मध्ये भरावयाचा आहे.
update : या tab मध्ये आपणास या वर्षी माहिती भरल्यानंतर असे लक्षात आले की आपली भरलेली माहिती चुकलेली आहे अशा आणि आता ती माहिती update या tab वर क्लिक करून दुरुस्थ करता येऊ शकेल.
Delete : या tab च्या मदतीने आपण ज्या मुलाची माहिती चुकलेली आहे आणि अशा मुलांची माहिती delete करावयाची आहे. या option चा वापर करून सदर tab च्या मदतीने आपण सदर विद्यार्थी माहिती ही excel file मधून delete करू शकतो.
Insert या बटनावर क्लिक करून नवीन विद्यार्थ्याची माहिती भरणे
आपण insert या बटनाला क्लीक करावे.
त्यानंतर आपणासमोर एक स्क्रीन दिसून येईल.
आता आपण सविस्तररीत्या सदर माहिती कशी भरावी हे पाहू.
स्क्रीन मध्ये आपण विद्यार्थ्याची माहिती भरणार आहोत.
विद्यार्थ्याची माहिती भरताना कोणत्या ऑप्शन मध्ये काय भरावे हे समजून घेण्यासाठी खालील माहिती वाचा.
Name of student : या ऑप्शन मध्ये आपण विद्यार्थ्याचे संपूर्ण नाव लिहावे.सुरवातीला first name मध्ये विद्यार्थ्याचे पहिले नाव नंतर second name मध्ये वडिलांचे आणि last name मध्ये आडनाव असे लिहावे.एखाद्या मुलाचे नाव जर तीन फील्ड पेक्षा अधिक मोठे असेल तर उदा. 'मोहम्मद युसूफ मोहम्मद कादरी सय्यद' असे असेल तर first name मध्ये मोहम्मद युसूफ असे लिहावे,second name मध्ये मोहम्मद कादरी असे लिहून last name मध्ये सय्यद असे लिहावे.
Date of birth : यामध्ये शाळेच्या जनरल रजिस्टर मध्ये असलेली मुलाची जन्मतारीख लिहावी.
Gender : यामध्ये विद्यार्थ्याचे gender नमूद करावे.
Mothers name : यामध्ये विद्यार्थ्याच्या आईचे संपूर्ण नाव लिहावे.
UID : जर विद्यार्थ्याकडे आधार कार्ड असेल तर yes हा ऑप्शन निवडावा अथवा no असा ऑप्शन निवडावा.yes हा ऑप्शन निवडल्यावर त्या समोरच्या रकान्यात आधार नंबर भरावा.आधार नंबर भरताना अंकाच्या मध्ये जागा न सोडता सलग भरावे.UIDनसेल तर आधार कार्ड नोंदणी क्रमांक भरावयाचा नाही आहे हे लक्षात घ्यावे.अन्यथा आपली माहिती स्वीकारली जाणार नाही.
General register number : यामध्ये विद्यार्थ्याचा जनरल रजिस्टर नंबर नमूद करावा.हा नमूद करताना फक्त अंक भरावे.यामध्ये कोणत्याही अक्षराचा समावेश करू नये.
Date of admission : यामध्ये विद्यार्थ्याची शाळेत प्रवेश घेतल्याची तारीख नमूद करावी.
Initial admition standard : यामध्ये विद्यार्थ्याची आपल्या शाळेत ज्या वर्गात प्रवेश घेतला आहे ती इयत्ता नमूद करावी.
Admission type : यामध्ये विद्यार्थ्याचा शाळेतील प्रवेशाचा प्रकार निवडावा.
Current standard : या मध्ये विद्यार्थ्याची सध्या ज्या वर्गात शिकत आहे ती इयत्ता भरावी.
Stream: या मध्ये 11 वी आणि 12 वी च्या मुलांसाठी शाखा निवडावी.उदा. कला, वाणिज्य, विज्ञान
Division: या मध्ये विद्यार्थ्याची तुकडी नमूद करावी.
Medium: या ऑप्शन मध्ये विध्यार्थी ज्या माध्यमात शिकत असेल ते माध्यम निवडावे.जर आपल्या शाळेला लागू नसलेले माध्यम आपण निवडले तर सदर माहिती स्वीकारली जाणार नाही हे लक्षात घ्यावे.
Semi english : या मध्ये विध्यार्थी semi english मध्ये शिकत असेल तर yes भरावे अन्यथा no भरावे.
RELIGION : या मध्ये विध्यार्थ्यांचा धर्म कोणता आहे ते dropdown लिस्ट मधून निवडून लिहावे.
category : या मध्ये विध्यार्थ्यांच्या जातीची category कोणती आहे ती लिहावी.
BPL : यामध्ये विद्यार्थी दारिद्र्य रेषेच्या खाली असेल तर yes हा option निवडावा आठवा No.
Age Provided By Government : या मध्ये विद्यार्थ्यांना शासनाकडून मिळत असलेल्या कोणकोणत्या सुविधा उपलब्ध करून दिल्या गेल्या आहेत अथवा दिल्या जाणार आहे त्याविषयी माहिती भरावी.
ही सर्व माहिती भरल्यावर स्क्रीन च्या खाली save या बटनावर क्लीक करावे.save या बटनावर क्लीक केले की Record inserted successfully असा मेसेज स्क्रीन वर दिसून येईल म्हणजे आता आपण भरलेली माहिती excel शीट मध्ये नोंद झालेली दिसून येईल.अशा प्रकारे सर्व मुलांची माहिती आपण भरून घ्यायची आहे.वर्गातील सर्व मुलांची माहिती अशा प्रकारेinsert ऑप्शन मधून भरावी.आणि excel शीट तयार करावी.
*Update*
या tab मध्ये आपणास या आधी माहिती भरलेल्या मुलाची माहिती चुकली होती आणि आता ती माहिती update या tab वर क्लिक करून दुरुस्थ करावयाची आहे. आपण भरलेल्या विद्यार्थ्यांच्या माहितीमध्ये काही चूक झाली असेल तर ती update करण्यासाठी आपण खालील स्क्रीन मधील update या बटनावर क्लिक करावी आणि विद्यार्थ्याच्या जनरल रजिस्टर नंबरवर क्लिक करावे
update या बटनावर क्लिक करा.
रजिस्टर नंबरवर क्लिक केल्यावर आपणास त्या विद्यार्थ्यांची यापूर्वी भरलेली माहिती पुन्हा सदर फॉर्म मध्ये भरलेली दिसून येईल.आता आपण या फॉर्म मधील माहिती पुन्हा एकदा नव्याने update करून घ्यावी.या ठिकाणी हे लक्षात घ्यावे की या माहितीमध्ये जनरल रजिस्टर मात्र update करता येणार नाही.अशा परिस्थितीत जर आपला जनरल रजिस्टर नंबर चुकला असेल तर सदर माहिती आपणास update करता येणार नाही म्हणून ती माहती आपण delete या बटणाने delete करावी.आणि पुन्हा नव्याने त्या मुलाची माहिती insert या बटनाला क्लिक करून भरावी.विद्यार्थी माहिती delete कशी करावी हे सविस्तरपणे खाली सांगितलेले आहे.यासाठी आपण माहिती भरताना जनरल रजिस्टर नंबर चुकणार नाही याची काळजी घ्यावी.
रजिस्टर नंबरवर क्लिक केल्यावर आपणास यापूर्वी भरलेली माहिती update च्या FORM मध्ये दिसून येईल.
सर्व माहिती update झाल्यावर शेवटी save या बटनावर क्लिक करावे.यानंतर आपणास RECORD UPADTE SUCCESFULLY असा message दिसून येईल.म्हणजे आपण सदर विद्यार्थ्याची माहिती व्यवस्थितरीत्या update केली असे समजावे.
*Delete*
या tab च्या मदतीने आपण ज्या मुलाची माहिती चुकलेली आहे आणि अशा मुलांची माहिती delete करावयाची आहे. या option चा वापर करून सदर tab च्या मदतीने आपण सदर विद्यार्थी माहिती ही excel file मधून delete करू शकतो.अभ्यासासाठी स्क्रीन चा अभ्यास करा.विद्यार्थी माहिती delete करण्यासाठी delete या बटनावर क्लिक करा.
वरील स्क्रीन मधील delete या बटनावर क्लिक केल्यावर आपणास आपणास फॉर्म हा स्क्रीन वर पहावयास मिळेल
delete च्या वरील form मध्ये आपण सर्वप्रथम रजिस्टर नंबर select करावे.
स्क्रीन मध्ये ज्या विद्यार्थ्याची माहिती आपणास delete करावयाची असेल अशा मुलाचा जनरल रजिस्टर नंबर select करावा.जनरल रजिस्टर टाकल्यावर आपणास त्या विद्यार्थ्याची माहिती सदर फॉर्म मध्ये दिसून येईल.
या माहितीच्या वरती आपणास delete हे बटन दिसेल त्या बटनावर क्लीक करावे.म्हणजे त्या विद्यार्थ्याची माहिती delete होईल आणि तशी सुचना देखील आपणास स्क्रीन वर पहायला मिळेल.
अशा प्रकारे insert,update आणि delete या बटनाचा उपयोग करून आपण सर्व विद्यार्थ्यांची माहिती भरावयाची आहे हे लक्षात घ्यावे.एकदा एका वर्गाची सर्व मुलांची माहिती भरून झाली की QUIT या tab वर select करावे.
QUIT या tab ला select केल्यावर आपणास आपण भरलेल्या विद्यार्थ्याची माहितीची excel शीट दिसून येईल.त्या शीट ला आपणास .csv या format मध्ये save करायचे आहे.यासाठी खाली दाखवल्याप्रमाणे save as या बटनावर क्लिक करावे आणि त्यानंतर other format या tab वर क्लिक करावे.
other format या tab वर क्लिक करा.
सदर स्क्रीन वर दाखवल्याप्रमाणे आपणास सदर file चे नाव बदल करावयाचे नाही आहे.परंतु सदर file चा save as type हा CSV(Comma delimited (*.csv) या format मध्ये निवडून घ्यायचा आहे हे लक्षात घ्यावे.तो option कसा select करायचा आहे.
यानंतर आपण सदर file save करून घ्यावी.
आता आपण भरलेल्या मुलांच्या माहतीची excel शीट ही CSV(Comma delimited (*.csv) या format मध्ये save केलेली आहे.
यानंतर आपणास ही csv file ही upload कशी करावी हे पाहू.
माहिती upload करण्यासाठी आपण सर्वप्रथम मुख्याध्यापक यांनी आपले excel या tab ला क्लिक करून त्यानंतर upload personal या tab ला क्लिक करावे.
upload personal या tab ला क्लिक करा.
स्क्रीन मध्ये आपणास select file या बटनाच्या समोर असणऱ्या browse या tab वर क्लिक करावे.आणि आपण save as केलेली CSV(Comma delimited (*.csv) या प्रकाराची file जी आपण या आधी तयार केलेली आहे ती येथे select करावी.
स्क्रीन मध्ये दिसत असलेल्या uplaod-step 1 या option ला क्लिक करावे.आता आपण या आधी तयार केलेल्या CSV(Comma delimited (*.csv) या प्रकारच्या file मध्ये काही error आहे का हे system द्वारे चेक केली जाईल.या प्रोसेस साठी काही मिनिटे देखील लागू शकतील.त्यासाठी आपण काही काळ वाट पहावी.
ही प्रक्रिया संपल्यावर आपणास upload-step 1 is completed.please click on upload step– 2 असा संदेश दिसून येईल.
upload-step 1 is completed.please click on upload – 2 या message ला ok करा.
अशा प्रकारे आपणास आता स्क्रीन वर आपण माहिती भरलेल्या विद्यार्थ्याची लिस्ट दिसून येईल.आता या स्क्रीन वरील upload-step 2 या बटनावर क्लिक करा.क्लिक केल्यावर प्रोसेस होण्यासासाठी पुन्हा एकदा काही मिनिटे वेळ लागू शकेल हे लक्षात घ्यावे.त्यामुळे या step ला आपण थोडा वेळ वाट पहावी.
काही वेळानंतर प्रोसेस पूर्ण झाली की स्क्रीन वर data uploaded successfully असा message येईल.
अशा प्रकारे ज्या एका वर्गाची माहिती आपण upload केली आहे ती यशस्वीरीत्या upload झालेली आहे असे समजावे.तसे status मध्ये देखील विद्यार्थ्याच्या नावासमोर accepted ही notification दिसून येते.म्हणजे आपण असे समाजावे की विद्यार्थ्याची माहिती ही system मध्ये upload झालेली आहे.
अशा प्रकारे आपण नविन विद्यार्थ्याची किंवा मागील वर्षी ज्या मुलांची माहिती भरली गेली नाही अशा विद्यार्थ्यांची माहिती भरावयाची आहे.आपण यावर्षी भरलेल्या विद्यार्थ्यांची माहिती Report मधील HM Level मध्ये जाऊन Personal Details Checklist – PDF या tab ला select करुन सदर वर्गाची आणि विद्यार्थ्यांची माहिती त्वरीत add झालेली पाहू शकाल याची नोंद घ्यावी.
Personal Details Checklist – PDF या tab ला select केल्यावर आपणास इयत्ता १ ली च्या मुलांची pdf मध्ये माहिती दिसून येते.अशीच माहिती आपणास Personal Details Checklist – excel ला देखील दिसून येईल.
🙏*सौजन्य: सोमेश्वर त्रिंबके*🙏🙏
सन २०१५-१६ या वर्षी पासून सरल मधील student पोर्टल मध्ये विद्यार्थ्यांची माहिती भरण्याची सुविधा उपलब्ध करून देण्यात आलेली होती.राज्यातील बहुतांश विध्यार्थ्यांची माहिती नोंदवली गेली असली तरी काही विध्यार्थ्यांची माहिती नोंदवण्याचे राहून गेले होते.तसेच चालू शैक्षणिक वर्षातील म्हणजेच सन २०१६-१७ ला शालेय प्रवाहात आलेले नविन विध्यार्थी आणि मागील वर्षामध्ये माहिती भरावयाचे राहून गेलेले विध्यार्थी यांची माहिती भरण्यासाठी नव्याने सुविधा उपलब्ध करून देण्यात येत आहे.तरी खालील माहितीप्रमाणे सर्वांनी ज्या मुलांची माहिती अद्याप student पोर्टल मध्ये नोंदवलेली नाही अशा सर्व मुलांची माहिती नोंदवावी.
टीप : सध्या शासनाच्या आदेशानुसार इयत्ता १ ली च्याच मुलांचे नवीन entry म्हणून माहिती भरावयाची आहे.इतर इयत्तांचे विद्यार्थी जे मागील वर्षी सरल मध्ये नोंदले गेले नव्हते असे विद्यार्थी नोंद्वण्याची सुविधा सध्या उपलब्ध करून देण्यात आलेली नाही आहे.ती सुविधा यथावकाश देण्यात येईल याची नोंद घ्यावी.
१) सर्वप्रथम सर्वांनी हे लक्षात घ्यावे की नविन विध्यार्थी नोंदणी ही offline पद्धतीने भरावयाची आहे.यासाठी मुख्याध्यापक login करावयाचे आहे.यासाठीwww.student.maharashtra.gov.in या website वर मुख्याध्यापक login करावयाचे आहे.त्यानंतर EXCEL या बटनावर क्लिक करून Download personal या बटनावर क्लिक करावे.
१) Download personal या बटनावर क्लिक केल्यानंतर स्क्रीन दिसून येईल.
त्यामध्ये ज्या वर्गाच्या मुलांची माहिती भरावयाची आहे तो वर्ग dropdown box मधून select करून घ्यावा.
यानंतर ११ वी आणि १२ वी वर्गासाठी stream म्हणजेच शाखा (उदा. कला,वाणिज्य,विज्ञान) ज्या शाखा आपल्या शाळेला लागू असेल ती शाखा निवडून घ्यावी आणिDownload File या बटनावर क्लिक करावे.
१) Download File या बटनावर क्लिक केल्यावर आपणास स्क्रीन दिसून येईल.
स्क्रीन वर आपण निवडलेल्या वर्गाची एकexcel file आणि एक Readme file ही download करण्यासाठी उपलब्ध झालेली दिसून येईल.
Readme file : ही word या प्रकारात open अथवा download करण्यासाठी उपलब्ध झालेली
असेल.या मध्ये आपणास नविन विद्यार्थी add करण्यासाठी महत्वाची माहिती देऊन या फॉर्म मध्ये कशा प्रकारे काम करावे याची थोडक्यात माहिती देण्यात आलेली आहे.
Excel file : ही file आपण select केलेल्या वर्गाची विद्यार्थी माहिती भरण्यासाठी excel या प्रकारात उपलब्ध करून देण्यात आलेली असेल.या file ला खालील प्रकारे open ऐवजी save file या बटनावर क्लिक करून शेवटी असलेल्या ok या बटनावर क्लिक करावे.
१) ok या बटनावर क्लिक केल्यावर सदर excel file ही आपल्या computer मध्ये download होईल.अशा प्रकारे ज्या ज्या वर्गाची माहिती आपणास भरावयाची आहे अशा सर्व वर्गाची excel file download करून घ्यावयाची आहे याची नोंद घ्यावी.
सदर file ही computer मध्ये excel या प्रकारात save झालेली आपणास पहायला मिळेल.ही file save होताना MINI आणि त्यानंतर शाळेचा udise नंबर अशा नावाने save होते हे लक्षात घ्यावे.या ठिकाणी हे लक्षात घ्यावे की सदर file नाव हे कोणत्याही
१) परिस्थितीत शेवटपर्यंत बदलावयाचे नाही आहे.नाव बदलून माहिती भरण्याचा प्रयत्न केल्यास फिले system द्वारे REJECT केली जाईल.
२) सदर excel file ही excel मधून open करावयाची आहे.
३) सदर file ही excel च्या 'Microsoft Office (Excel)' version च्या 2003, 2007, 2010 व 2013 प्रकारात open होईल याची नोंद घ्यावी.
४) जर excel sheet हे Microsoft Office 2003 मध्ये open करत असाल तर खालील step चा वापर करा.
1) Navigate to 'Tools' tab > 'Macro' > 'Security'.
2) Click on 'Security' option. A Security window will open.
It will show you all the security levels that you can select for your macros.
3) Select 'Low' Option - This setting allows all macros to run.
५) जर excel sheet हे Microsoft Office 2007 मध्ये open करत असाल तर खालील step चा वापर करा.
1) With an excel file opened click on the 'Office' button.
2) Click on 'Excel Options' (present at the bottom).
3) Select the 'Trust Center' > 'Trust Center Settings'.
4) Click on the 'Macro Settings'. Choose the security level for running macros.
5) Enable all macros (not recommended, potentially dangerous code can run)
OR
1) When you open an excel file in security warning pop-up for enable macro, click > Option
2) Select Enable Content and press OK
६) जर excel sheet हे Microsoft Office 2010आणि 2013 मध्ये open करत असाल तर खालील step चा वापर करा.
2010 and 2013
1) Open a Microsoft Excel file, and navigate to 'File' > 'Options' > 'Trust Center'.
Click 'Trust Center Settings'
2) Select the 'Macro Settings' option.
3) Choose the security setting that you want to be applicable on macro execution.
4) Enable all macros (not recommended, potentially dangerous code can run)
OR
1) When you opening an excel file their is one security warning pop-up for enabable macro,
click > Enable Content
2) Then select Eanble Content and press OK
After opening the excel file you will get 'Visual Form' for student data entry.
Form will have button as 'Insert','Update' and 'Delete'
आता आपण Microsoft Office 2007 मध्ये काम करून सर्व माहिती सविस्तर समजून घेऊ.सर्वप्रथम download केलेल्या file ला open कसे करायचे ते पाहू.
अशा प्रकारे file open स्क्रीन दिसून येईल.
अशा प्रकारची स्क्रीन आपणास दिसून येईल.या स्क्रीन च्या वरच्या बाजूला “Security Warning : Macros have been disabled ” अशा वार्निंगचा मेसेज दिसून येईल.त्या समोर असलेल्या option या बटनावर क्लिक करावे.त्यानंतर आपणास स्क्रीन दिसून येईल.
स्क्रीन वर आपणास security Alert-macro असे page दिसून येईल.या page वर enable the content या बटनाला select करून घेऊन ok या बटनावर क्लिक करा.
१) enable the content या बटनाला select करून घेऊन ok या बटनावर क्लिक केल्यावर आपणास खालील प्रकारे स्क्रीन दिसून येईल.
स्क्रीन मध्ये असलेल्या तीनही tab बाबत खालील माहिती वाचा.
Insert : या tab मधून आपणास नविन विध्यार्थी system मध्ये भरावयाचा आहे.
update : या tab मध्ये आपणास या वर्षी माहिती भरल्यानंतर असे लक्षात आले की आपली भरलेली माहिती चुकलेली आहे अशा आणि आता ती माहिती update या tab वर क्लिक करून दुरुस्थ करता येऊ शकेल.
Delete : या tab च्या मदतीने आपण ज्या मुलाची माहिती चुकलेली आहे आणि अशा मुलांची माहिती delete करावयाची आहे. या option चा वापर करून सदर tab च्या मदतीने आपण सदर विद्यार्थी माहिती ही excel file मधून delete करू शकतो.
Insert या बटनावर क्लिक करून नवीन विद्यार्थ्याची माहिती भरणे
आपण insert या बटनाला क्लीक करावे.
त्यानंतर आपणासमोर एक स्क्रीन दिसून येईल.
आता आपण सविस्तररीत्या सदर माहिती कशी भरावी हे पाहू.
स्क्रीन मध्ये आपण विद्यार्थ्याची माहिती भरणार आहोत.
विद्यार्थ्याची माहिती भरताना कोणत्या ऑप्शन मध्ये काय भरावे हे समजून घेण्यासाठी खालील माहिती वाचा.
Name of student : या ऑप्शन मध्ये आपण विद्यार्थ्याचे संपूर्ण नाव लिहावे.सुरवातीला first name मध्ये विद्यार्थ्याचे पहिले नाव नंतर second name मध्ये वडिलांचे आणि last name मध्ये आडनाव असे लिहावे.एखाद्या मुलाचे नाव जर तीन फील्ड पेक्षा अधिक मोठे असेल तर उदा. 'मोहम्मद युसूफ मोहम्मद कादरी सय्यद' असे असेल तर first name मध्ये मोहम्मद युसूफ असे लिहावे,second name मध्ये मोहम्मद कादरी असे लिहून last name मध्ये सय्यद असे लिहावे.
Date of birth : यामध्ये शाळेच्या जनरल रजिस्टर मध्ये असलेली मुलाची जन्मतारीख लिहावी.
Gender : यामध्ये विद्यार्थ्याचे gender नमूद करावे.
Mothers name : यामध्ये विद्यार्थ्याच्या आईचे संपूर्ण नाव लिहावे.
UID : जर विद्यार्थ्याकडे आधार कार्ड असेल तर yes हा ऑप्शन निवडावा अथवा no असा ऑप्शन निवडावा.yes हा ऑप्शन निवडल्यावर त्या समोरच्या रकान्यात आधार नंबर भरावा.आधार नंबर भरताना अंकाच्या मध्ये जागा न सोडता सलग भरावे.UIDनसेल तर आधार कार्ड नोंदणी क्रमांक भरावयाचा नाही आहे हे लक्षात घ्यावे.अन्यथा आपली माहिती स्वीकारली जाणार नाही.
General register number : यामध्ये विद्यार्थ्याचा जनरल रजिस्टर नंबर नमूद करावा.हा नमूद करताना फक्त अंक भरावे.यामध्ये कोणत्याही अक्षराचा समावेश करू नये.
Date of admission : यामध्ये विद्यार्थ्याची शाळेत प्रवेश घेतल्याची तारीख नमूद करावी.
Initial admition standard : यामध्ये विद्यार्थ्याची आपल्या शाळेत ज्या वर्गात प्रवेश घेतला आहे ती इयत्ता नमूद करावी.
Admission type : यामध्ये विद्यार्थ्याचा शाळेतील प्रवेशाचा प्रकार निवडावा.
Current standard : या मध्ये विद्यार्थ्याची सध्या ज्या वर्गात शिकत आहे ती इयत्ता भरावी.
Stream: या मध्ये 11 वी आणि 12 वी च्या मुलांसाठी शाखा निवडावी.उदा. कला, वाणिज्य, विज्ञान
Division: या मध्ये विद्यार्थ्याची तुकडी नमूद करावी.
Medium: या ऑप्शन मध्ये विध्यार्थी ज्या माध्यमात शिकत असेल ते माध्यम निवडावे.जर आपल्या शाळेला लागू नसलेले माध्यम आपण निवडले तर सदर माहिती स्वीकारली जाणार नाही हे लक्षात घ्यावे.
Semi english : या मध्ये विध्यार्थी semi english मध्ये शिकत असेल तर yes भरावे अन्यथा no भरावे.
RELIGION : या मध्ये विध्यार्थ्यांचा धर्म कोणता आहे ते dropdown लिस्ट मधून निवडून लिहावे.
category : या मध्ये विध्यार्थ्यांच्या जातीची category कोणती आहे ती लिहावी.
BPL : यामध्ये विद्यार्थी दारिद्र्य रेषेच्या खाली असेल तर yes हा option निवडावा आठवा No.
Age Provided By Government : या मध्ये विद्यार्थ्यांना शासनाकडून मिळत असलेल्या कोणकोणत्या सुविधा उपलब्ध करून दिल्या गेल्या आहेत अथवा दिल्या जाणार आहे त्याविषयी माहिती भरावी.
ही सर्व माहिती भरल्यावर स्क्रीन च्या खाली save या बटनावर क्लीक करावे.save या बटनावर क्लीक केले की Record inserted successfully असा मेसेज स्क्रीन वर दिसून येईल म्हणजे आता आपण भरलेली माहिती excel शीट मध्ये नोंद झालेली दिसून येईल.अशा प्रकारे सर्व मुलांची माहिती आपण भरून घ्यायची आहे.वर्गातील सर्व मुलांची माहिती अशा प्रकारेinsert ऑप्शन मधून भरावी.आणि excel शीट तयार करावी.
*Update*
या tab मध्ये आपणास या आधी माहिती भरलेल्या मुलाची माहिती चुकली होती आणि आता ती माहिती update या tab वर क्लिक करून दुरुस्थ करावयाची आहे. आपण भरलेल्या विद्यार्थ्यांच्या माहितीमध्ये काही चूक झाली असेल तर ती update करण्यासाठी आपण खालील स्क्रीन मधील update या बटनावर क्लिक करावी आणि विद्यार्थ्याच्या जनरल रजिस्टर नंबरवर क्लिक करावे
update या बटनावर क्लिक करा.
रजिस्टर नंबरवर क्लिक केल्यावर आपणास त्या विद्यार्थ्यांची यापूर्वी भरलेली माहिती पुन्हा सदर फॉर्म मध्ये भरलेली दिसून येईल.आता आपण या फॉर्म मधील माहिती पुन्हा एकदा नव्याने update करून घ्यावी.या ठिकाणी हे लक्षात घ्यावे की या माहितीमध्ये जनरल रजिस्टर मात्र update करता येणार नाही.अशा परिस्थितीत जर आपला जनरल रजिस्टर नंबर चुकला असेल तर सदर माहिती आपणास update करता येणार नाही म्हणून ती माहती आपण delete या बटणाने delete करावी.आणि पुन्हा नव्याने त्या मुलाची माहिती insert या बटनाला क्लिक करून भरावी.विद्यार्थी माहिती delete कशी करावी हे सविस्तरपणे खाली सांगितलेले आहे.यासाठी आपण माहिती भरताना जनरल रजिस्टर नंबर चुकणार नाही याची काळजी घ्यावी.
रजिस्टर नंबरवर क्लिक केल्यावर आपणास यापूर्वी भरलेली माहिती update च्या FORM मध्ये दिसून येईल.
सर्व माहिती update झाल्यावर शेवटी save या बटनावर क्लिक करावे.यानंतर आपणास RECORD UPADTE SUCCESFULLY असा message दिसून येईल.म्हणजे आपण सदर विद्यार्थ्याची माहिती व्यवस्थितरीत्या update केली असे समजावे.
*Delete*
या tab च्या मदतीने आपण ज्या मुलाची माहिती चुकलेली आहे आणि अशा मुलांची माहिती delete करावयाची आहे. या option चा वापर करून सदर tab च्या मदतीने आपण सदर विद्यार्थी माहिती ही excel file मधून delete करू शकतो.अभ्यासासाठी स्क्रीन चा अभ्यास करा.विद्यार्थी माहिती delete करण्यासाठी delete या बटनावर क्लिक करा.
वरील स्क्रीन मधील delete या बटनावर क्लिक केल्यावर आपणास आपणास फॉर्म हा स्क्रीन वर पहावयास मिळेल
delete च्या वरील form मध्ये आपण सर्वप्रथम रजिस्टर नंबर select करावे.
स्क्रीन मध्ये ज्या विद्यार्थ्याची माहिती आपणास delete करावयाची असेल अशा मुलाचा जनरल रजिस्टर नंबर select करावा.जनरल रजिस्टर टाकल्यावर आपणास त्या विद्यार्थ्याची माहिती सदर फॉर्म मध्ये दिसून येईल.
या माहितीच्या वरती आपणास delete हे बटन दिसेल त्या बटनावर क्लीक करावे.म्हणजे त्या विद्यार्थ्याची माहिती delete होईल आणि तशी सुचना देखील आपणास स्क्रीन वर पहायला मिळेल.
अशा प्रकारे insert,update आणि delete या बटनाचा उपयोग करून आपण सर्व विद्यार्थ्यांची माहिती भरावयाची आहे हे लक्षात घ्यावे.एकदा एका वर्गाची सर्व मुलांची माहिती भरून झाली की QUIT या tab वर select करावे.
QUIT या tab ला select केल्यावर आपणास आपण भरलेल्या विद्यार्थ्याची माहितीची excel शीट दिसून येईल.त्या शीट ला आपणास .csv या format मध्ये save करायचे आहे.यासाठी खाली दाखवल्याप्रमाणे save as या बटनावर क्लिक करावे आणि त्यानंतर other format या tab वर क्लिक करावे.
other format या tab वर क्लिक करा.
सदर स्क्रीन वर दाखवल्याप्रमाणे आपणास सदर file चे नाव बदल करावयाचे नाही आहे.परंतु सदर file चा save as type हा CSV(Comma delimited (*.csv) या format मध्ये निवडून घ्यायचा आहे हे लक्षात घ्यावे.तो option कसा select करायचा आहे.
यानंतर आपण सदर file save करून घ्यावी.
आता आपण भरलेल्या मुलांच्या माहतीची excel शीट ही CSV(Comma delimited (*.csv) या format मध्ये save केलेली आहे.
यानंतर आपणास ही csv file ही upload कशी करावी हे पाहू.
माहिती upload करण्यासाठी आपण सर्वप्रथम मुख्याध्यापक यांनी आपले excel या tab ला क्लिक करून त्यानंतर upload personal या tab ला क्लिक करावे.
upload personal या tab ला क्लिक करा.
स्क्रीन मध्ये आपणास select file या बटनाच्या समोर असणऱ्या browse या tab वर क्लिक करावे.आणि आपण save as केलेली CSV(Comma delimited (*.csv) या प्रकाराची file जी आपण या आधी तयार केलेली आहे ती येथे select करावी.
स्क्रीन मध्ये दिसत असलेल्या uplaod-step 1 या option ला क्लिक करावे.आता आपण या आधी तयार केलेल्या CSV(Comma delimited (*.csv) या प्रकारच्या file मध्ये काही error आहे का हे system द्वारे चेक केली जाईल.या प्रोसेस साठी काही मिनिटे देखील लागू शकतील.त्यासाठी आपण काही काळ वाट पहावी.
ही प्रक्रिया संपल्यावर आपणास upload-step 1 is completed.please click on upload step– 2 असा संदेश दिसून येईल.
upload-step 1 is completed.please click on upload – 2 या message ला ok करा.
अशा प्रकारे आपणास आता स्क्रीन वर आपण माहिती भरलेल्या विद्यार्थ्याची लिस्ट दिसून येईल.आता या स्क्रीन वरील upload-step 2 या बटनावर क्लिक करा.क्लिक केल्यावर प्रोसेस होण्यासासाठी पुन्हा एकदा काही मिनिटे वेळ लागू शकेल हे लक्षात घ्यावे.त्यामुळे या step ला आपण थोडा वेळ वाट पहावी.
काही वेळानंतर प्रोसेस पूर्ण झाली की स्क्रीन वर data uploaded successfully असा message येईल.
अशा प्रकारे ज्या एका वर्गाची माहिती आपण upload केली आहे ती यशस्वीरीत्या upload झालेली आहे असे समजावे.तसे status मध्ये देखील विद्यार्थ्याच्या नावासमोर accepted ही notification दिसून येते.म्हणजे आपण असे समाजावे की विद्यार्थ्याची माहिती ही system मध्ये upload झालेली आहे.
अशा प्रकारे आपण नविन विद्यार्थ्याची किंवा मागील वर्षी ज्या मुलांची माहिती भरली गेली नाही अशा विद्यार्थ्यांची माहिती भरावयाची आहे.आपण यावर्षी भरलेल्या विद्यार्थ्यांची माहिती Report मधील HM Level मध्ये जाऊन Personal Details Checklist – PDF या tab ला select करुन सदर वर्गाची आणि विद्यार्थ्यांची माहिती त्वरीत add झालेली पाहू शकाल याची नोंद घ्यावी.
Personal Details Checklist – PDF या tab ला select केल्यावर आपणास इयत्ता १ ली च्या मुलांची pdf मध्ये माहिती दिसून येते.अशीच माहिती आपणास Personal Details Checklist – excel ला देखील दिसून येईल.
🙏*सौजन्य: सोमेश्वर त्रिंबके*🙏🙏
